Projecticum – Expertise

Businesscase

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Veel-gestelde-vragen.jpg" alt="Businesscase">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Businesscase</h3>
												<p>De businesscase is de financiële basis van ieder project. Het is het enige overzicht waarmee u compleet inzicht hebt in de financiële stand van het project. De businesscase geeft stuurinformatie over<br />
•    inkomsten versus uitgaven<br />
•    plan (=budget) versus actuele verwachting (=prognose einde werk)</p>
<p>De businesscase geeft alleen betrouwbare stuurinformatie als:<br />
•    de budgetten (het plan) aansluiten op de besluitvorming,<br />
•    verplichtingen (uitgaven) en overeenkomsten / subsidies (inkomsten) actueel zijn,<br />
•    betalingen en ontvangsten aansluiten op administratie<br />
•    de prognoses en risico’s voor zowel de uitgaven als de inkomsten betrouwbaar zijn.<br />
In onze werkwijze is de businesscase de basis voor de financiële rapportages en sturing – en dit is daarom altijd het eerste onderdeel waar wij ons op richten.<br />
Voor nieuwe en bestaande projecten kunnen we de businesscase u inrichten en inhoudelijk op orde brengen.</p>

</div>

Beheersing interne kosten

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Kasstromen.jpg" alt="Beheersing interne kosten">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Beheersing interne kosten</h3>
												<p>De beheersing van de interne kosten is vaak lastiger dan de beheersing van externe kosten. Dit heeft een aantal oorzaken:<br />
–    Opdrachtverlening loopt informeler zonder duidelijke kaders en resultaten<br />
–    Er is geen voortgangsrapportage en wijzigingsprocedure.<br />
–    Er is vaak actueel zicht op de (tijds)besteding x tarief.<br />
Daarnaast is er vaak ook aanvullende informatiebehoefte, bijvoorbeeld om inzicht te hebben in de toekomstige inzet van afdelingen (projectmanagement bureau of ingenieursbureau) en de wens om te kunnen sturen op de inhuur derden.<br />
Wij hebben een aanpak ontwikkeld met:<br />
–    Capaciteitsplanningen.<br />
–    Interne reserveringen.<br />
–    Budget overdracht.<br />
–    Onderliggende businesscases waarmee deelprojecten intern worden uitbesteed.<br />
–    Interne voortgangsrapportages.<br />
Met deze instrumenten geven wij u weer grip op de interne kosten.</p>

</div>

PARRCA-weblog

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/PARRCA-weblog.jpg" alt="PARRCA-weblog">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>PARRCA-weblog</h3>
												<p>Parrca is de eerste gestructureerde methode voor de financiële (be)sturing van projecten en programma’s. Een complete aanpak, specifiek voor het financieel managen van projecten. De methode is uitgewerkt in deze weblog rondom de zes aandachtsgebieden P-a-r-r-c-a.<br />
Parrca is ontwikkeld voor en door opdrachtgevers in de publieke sector (gemeenten, provinciën, waterschappen) en beproefd in grondexploitaties en bouwprojecten in gebiedsontwikkeling, infrastructuur en utiliteitsbouw. De methode is onafhankelijk van financiële systemen en software.<br />
In de Weblog wordt Parrca uitgebreid toegelicht. De weblog bevat een schat aan artikelen die met opdrachtgevers vanuit de dagelijkse praktijk zijn opgesteld. Deze praktische handvaten zijn de uitwerking van de methode in de vorm van kant-en-klare spelregels, richtlijnen, scorecards, standaardformulieren en rapportage-formats. Bij een implementatie van onze werkwijze krijgen u en uw medewerkers toegang tot de Parcca-weblog. De standaards zijn vervolgens eenvoudig op maat te maken voor uw situatie.</p>

</div>

Financieel beheersplan

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Budgetbewaking.jpg" alt="Financieel beheersplan">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Financieel beheersplan</h3>
												<p>Met de Parrca-weblog als basis maken wij specifiek voor uw project of programma een financieel beheersplan. In dit beheersplan kunnen medewerkers maar ook bijvoorbeeld accountants en financiers lezen hoe het project omgaat met het financieel beheer. Het bevat bijvoorbeeld:<br />
•    Projectgovernance: mandaten en bevoegdheden, rapportage- en sturingslijnen, verantwoording<br />
•    Rapportagecyclus: rapportageformats, rapportageplanning, archivering<br />
•    Procesbeschrijvingen: budgetteren, prognosticeren, inkopen, betalen, overeenkomen, factureren<br />
•    Kwaliteitscontrole: secondopinions, stop en bijwoonpunten<br />
•    Formats en formulieren: risicoanalyse, budgetraming, gunningsadvies, budgetmutatie, mandaattabel.<br />
•    Functiebeschrijvingen: opdrachtgever, programmamanager, projectmanager, budgetcontroller, projectleider, contractbeheerder<br />
Wij maken van het beheersplan geen papieren boek dat in een kast verdwijnt – maar we integreren het in de PARRCA-weblog.</p>

</div>

Projectadministratie-tools

Overeenkomsten en subsidies

Budgetcontrol

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Budgetcontrol.jpg" alt="Budgetcontrol">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Budgetcontrol</h3>
												<p>Budgetcontrol is een nieuwe gespecialiseerde functie in projectorganisaties waar opdrachtgestuurd wordt gewerkt. Onze methode voor financieel management is er volledig op gericht om deze werkwijze te organiseren en het management van goede stuurinformatie te voorzien. Met name het maken van prognoses en actief sturen bij afwijkingen is geen gemeengoed. De functie van budgetcontroller is specifiek gericht op<br />
–    de bewaking van toegekende budgetten,<br />
–    het leveren van stuurinformatie,<br />
–    het maken van financiële rapportages, en<br />
–    het organiseren van de processen die daar voor nodig zijn.<br />
Een belangrijkste resultaat is het actief informeren en adviseren van het projectmanagement, zodat zij gericht kunnen bijsturen. Deze functie vult het gat tussen de projectcontroller, de planeconoom, de kostendeskundige en het projectmanagement. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het programma of project is het functie op management-niveau of op medewerkers-niveau.</p>

</div>

Publiek-publieke samenwerking

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Publiek-publieke-samenwerking.jpg" alt="Publiek-publieke samenwerking">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Publiek-publieke samenwerking</h3>
												<p>In de publieke sector zien wij steeds vaker dat publieke organisaties samenwerken. Soms min of meer gedwongen (bijvoorbeeld als een Rijksweg of spoorlijn door een stad loopt) maar vaker om ‘werk met werk’ te maken.<br />
Hoe logisch goede samenwerking ook lijkt – in de praktijk blijkt het echter steeds moeilijk omdat iedere partij een eigen financieel belang heeft. En zonder duidelijk inzicht in de financiële situatie is het ook moeilijk om elkaar iets te gunnen. Het is daarom van belang dat beide partijen inzicht hebben in hun eigen financiële situatie – maar ook in die van elkaar.<br />
Onze aanpak bestaat uit een aantal stappen:<br />
–    Allereerst goede afspraken maken over scope, toetsing contracten, inkoopresultaat, risico’s, omgaan met afwijkingen, mandaten van de projectmanager, en rapportages.<br />
–    Op basis daarvan richten we een gemeenschappelijke budgetadministratie in, die alle partijen voorziet van actuele financiële informatie. Dit kan in één gemeenschappelijke rapportage aan het gezamenlijke bestuur, aangevuld door specifieke ‘individuele’ rapportages.<br />
–    Eventueel kunnen wij – als onafhankelijke partij deze budgetadministratie beheren en periodiek de rapportages maken. Ook kunnen we de rol van onafhankelijk financieel manager of adviseur invullen.</p>

</div>

Periodeafsluiting en consolidatie

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Rechten-en-rollen.jpg" alt="Periodeafsluiting en consolidatie">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Periodeafsluiting en consolidatie</h3>
												<p>Als projecten onderdeel zijn van een programma of een projectenportefeuille, worden deze geconsolideerd (opgeteld) voor de rapportages en begroting. Om ‘appels met appels’ te vergelijken moet de periodeafsluiting gecoördineerd – en bewaakt worden. Voor de boekwaarde voor betalingen en ontvangsten kiezen we meestal de laatste dag van de maand. Over de stand van de budgetten, prognoses en verplichtingen moeten goede afspraken gemaakt worden om te voorkomen dat gegevens niet op elkaar aansluiten.<br />
Ook voor de consolidatie worden duidelijke spelregels opgesteld om te voorkomen dat budgetten dubbelgeteld worden – of tussen wal en schip vallen.<br />
Wij kunnen de periodeafsluiting en consolidatie voor u coördineren en bewaken:<br />
•    In het financieel beheersplan van het programma leggen we de spelregels voor consolidatie vast.<br />
•    Indien nodig stemmen we dit duidelijk af met financiers en accountant.<br />
•    In het rapportagedraaiboek met checklist beschrijven we de afspraken mbt budgetten, budgetmutaties en prognoses.</p>

</div>

Rapporteren en sturen

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Rapporteren-en-sturen.jpg" alt="Rapporteren en sturen">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Rapporteren en sturen</h3>
												<p>Budget, verplichtingen, betalingen, doorbelastingen, prognoses, financiering, ontvangsten, risico’s, contractafwijkingen, urenboekingen etc. etc. De financiële data in projecten heeft een grote verscheidenheid in omvang, betrouwbaarheid, hardheid en toegankelijkheid.  Ook de ‘eigenaren’ van de data zijn divers: de financiële administratie, planeconoom, kostendeskundige, risico-analyst, budgetcontroller, directievoerder etc..<br />
Afhankelijk van het type sturing en uw informatiebehoefte stellen wij een complete én compacte financiële rapportage voor u samen. Met standaard informatiemodellen helpen we opdrachtgevers, bestuurders en projectmanagers met het formuleren en vaststellen van hun informatiebehoefte. De kwaliteit van de financiële sturing zal daarmee verder verbeteren.<br />
Het is de kunst financiële informatie op een prikkelende wijze weer te geven. Financiële informatie is per definitie niet de meest toegankelijke informatie die er bestaat. Eindeloze tabellen vergen soms een ware krachtsinspanning om ze te begrijpen. De manier van presenteren bepaalt grotendeels de leesbaarheid en daarmee de betrokkenheid van de lezer. Het is balanceren tussen leesbaarheid en voldoende detail om toch inhoudelijk te kunnen sturen en besturen. Opdrachtgevers en bestuurders hebben dan ook regelmatig moeite met het formuleren van een heldere financiële informatiebehoefte omtrent projecten. Ook de projectmanager is hierover niet altijd duidelijk.<br />
Onderzoek van de Deense hoogleraar Flyvberg heeft aangetoond dat veel projecten overschrijden door misinformatie. Misinformatie is het fout (al dan niet bewust) informeren van de verschillende bestuurslagen. Het is dus belangrijk dat er een transparante en blijvende herkenbare informatieset wordt gebruikt voor alle type rapportages. Wij hebben een uitgebreide set standaard rapportages en dashboards samengesteld die u direct kunt implementeren in uw organisatie.</p>

</div>

Risicoprofiel en weerstandsvermogen

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Risico-management.jpg" alt="Risicoprofiel en weerstandsvermogen">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Risicoprofiel en weerstandsvermogen</h3>
												<p>Sinds het Besluit Begroting en Verantwoording in 2004 van kracht werd, zijn overheden verplicht hun weerstandsvermogen in kaart te brengen en afzonderlijk weer te geven in zowel de begroting als de jaarrekening. Een logisch gevolg hiervan is dat er een duidelijke ontwikkeling heeft plaatsgevonden in de kwaliteit van het risicomanagement.<br />
Ondanks deze groei verliezen overheden nog jaarlijks miljoenen euro’s door het niet continu actief monitoren én besturen van het financiële risicoprofiel. Het huidige risicomanagement is nog te veel instrumenteel van aard en onvoldoende geïntegreerd met de financiële sturing. Met als gevolg financiële verassingen en het niet benutten van besparingpotentieel.<br />
Het PARRCA-beheersmodel is juist bedacht om financiële referenties (budgetten) te monitoren en beheersen. Dit model is dan ook uitermate geschikt voor een continue monitoring van (het deel van) het weerstandsvermogen dat betrekking heeft op de projecten.<br />
Bij het financieel beheersen van projecten zijn we niet anders gewend dan dat de het actuele financiële gekwantificeerde risicoprofiel geprojecteerd wordt op het gebudgetteerde onvoorzien (of Reservering cf. de nieuwe SSK ). Met het op deze wijze financieel monitoren van het ‘projectendeel’ van het weerstandsvermogen is al een groot deel aan betrouwbaarheid gewonnen.</p>

</div>

Projectadministratie

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2013/10/Interne-opdrachten.jpg" alt="Projectadministratie">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Projectadministratie</h3>
												<p>De traditionele financiële administratie is vooral een instrument om kosten en ontvangsten te registreren.<br />
In onze visie is de projectadministratie de basis van waaruit de financiële stuurinformatie en voortgangsrapportages gegenereerd worden. Denk aan: budget, verplichtingen, betalingen, doorbelastingen, prognoses, financiering, ontvangsten, risico’s, contractafwijkingen, urenboekingen etc. De financiële gegevens in projecten hebben een grote verscheidenheid in omvang, betrouwbaarheid, hardheid en toegankelijkheid. Ook de ‘eigenaren’ van de data zijn divers: de financiële administratie, projectmanager, planeconoom of kostendeskundige, risico-analist, budgetcontroller, directievoerder etc. In de projectadministratie moeten de benodigde gegevens van de verschillende eigenaren bij elkaar komen.<br />
Een goed ingerichte projectadministratie vergroot uw effectiviteit en efficiency van de financiële sturing enorm. Betrouwbare stuurinformatie met een beperkte inspanning. Daar gaat het om. Dat is mogelijk indien het Parrca basisprincipe de basis is van uw projectorganisatie. Wij hebben bij diverse projecten en projectorganisatie blauwdrukken ontwikkeld voor de inrichting van de projectadministratie en de integratie van de verschillende gegevens. Dit kunnen we in iedere situatie toepassen.<br />
Een projectadministratie is afhankelijk van het type project. Gedraagt een project zich als een inkooporganisatie of niet? Dit is het belangrijkste criterium voor het vaststellen van de inrichting van een projectadministratie. We onderscheiden de volgende typen projecten:<br />
Projecttype 1: eigen resources<br />
•    wordt volledig gerealiseerd door eigen personeel/materieel/materiaal.<br />
•    koopt dus niets in bij derden.<br />
•    de projectadministratie past vaak in een bestaande financiële administratie, vaak in combinatie met een systeem voor urenregistratie.<br />
Projecttype 2: inkoop bij derden<br />
•    wordt volledig gerealiseerd door personeel/materieel/materiaal van derden.<br />
•    Het project moet alle producten en diensten ‘inkopen’ en is een inkooporganisatie.<br />
•    de projectadministratie past vaak niet in de bestaande financiële administratie.<br />
Projecttype 3: combinatie van inkoop en resources<br />
•    Het project is een mix van type 1 en 2<br />
•    Het project moet een deel inkopen bij derden en voert een deel zelf uit<br />
•    Er is vaak een aanvullende projectadministratie voor het inkoopdeel noodzakelijk. Er ontstaat dan een ‘interface’ tussen de projectadministratie en de bedrijfsadministratie.<br />
De projectadministratie voor type 2 en 3 bestaat altijd uit de volgende deeladministraties:<br />
•    Budgetadministratie<br />
•    Prognoseadministratie<br />
•    Verplichtingenadministratie (voor interne en externe verplichtingen)<br />
•    Betalingenadministratie<br />
•    Overeenkomstenadministratie<br />
•    Declaratieadministratie<br />
Alleen als deze administraties gekoppeld zijn, is integrale besturing van de totale Business Case mogelijk.</p>

</div>

Contractbewaking

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2016/06/Contractbewaking.jpg" alt="Contractbewaking">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Contractbewaking</h3>
												<p>Na contractering van de scope van het project in opdrachten verandert de focus van object gerelateerd financieel management naar contractmanagent. De transitie heeft een behoorlijk impact op de inrichting van de  organisatie, de projectadministratie en bijbehorende processen. Er zijn aanvullende stuurindicatoren noodzakelijk zoals:<br />
•    Uitputting van onvoorzien<br />
•    Percentages contractafwijkingen<br />
•    Prognose einde contract</p>
<p>Overigens is contractbewaking niet alleen van toepassing op externe contracten. In onze visie moet ook interne werkzaamheden als een opdracht gecontracteerd en bewaakt worden. Dus een goede opdrachtomschrijving, een offerte en bewaking van de uitvoering van de opdracht.</p>

</div>

Grondexploitaties

Roundtables en workshops

<div class="w-portfolio-item-details-content-preview">
												<img decoding="async" src="http://www.projecticum.nl/wp-content/uploads/2010/06/workshop.jpg" alt="Roundtables en workshops">
											</div>
											<div class="w-portfolio-item-details-content-text">
												<h3>Roundtables en workshops</h3>
												<p>Vaak is het helemaal niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden. Vaak kan je veel leren van wat vergelijkbare organisaties bereikt hebben: welke problemen hebben zij onderweg opgelost, welke fouten hebben we met elkaar gemaakt, en wat kunt u daarvan leren?<br />
Naast het uitvoeren van opdrachten hebben wij ons daarom ook tot doel gesteld om kennis en opdrachtgevers met elkaar te verbinden. Dit doen wij op 2 manieren:<br />
•    We organiseren regelmatig rondetafelgesprekken waarin we op een informele manier actuele thema’s bespreken.  Een deskundige presenteert zijn of haar ervaringen en we kijken met elkaar wat we daar van kunnen leren. Een voorbeeld van een actueel thema is: ‘prikkels tot kostenbewustzijn’. Om echt inhoudelijk te kunnen praten beperken we het aantal deelnemers tot maximaal 12 personen.<br />
•    Ook organiseren we thema-workshops omtrent bepaalde thema’s. De workshops zijn minder vrijblijvend en moeten resulteren in een concrete aanpak – doel van de workshop is om een bepaald probleem concreet verder te helpen door een aanpak neer te zetten. Een voorbeeld van een onderwerp voor een workshop is: ‘beheersing van dienstencontracten op basis van regie’.<br />
Medewerkers van onze opdrachtgevers kunnen onderwerpen aandragen voor de rondetafelgesprekken en workshops, en wij hebben zelf soms ook behoefte aan reflectie. Deelname is meestal gratis, soms vragen we een vergoeding voor huur van de locatie.<br />
•    Verder houden we ook workshops waarin we deelnemers trainen en op weg helpen in het vakgebied van de financiële beheersing. Bijvoorbeeld de workshop ‘introductie financiële beheersing’, ‘de businesscase’, ‘financieel beheersplan’, ‘rapporteren’.  Dit zijn algemene workshops waarop iedereen kan inschrijven. De workshops duren 1 dagdeel van 3,5 uur, de vergoeding bedraagt € 150 per deelnemer. Het maximale aantal deelnemers is 6 omdat we direct de koppeling willen leggen naar een concrete toepassing in de praktijk van de deelnemers.</p>

</div>

Onze expertise

Businesscase

Beheersing interne kosten

PARRCA-weblog

Financieel beheersplan

Projectadministratie-tools

Overeenkomsten en subsidies

Budgetcontrol

Publiek-publieke samenwerking

Periodeafsluiting en consolidatie

Rapporteren en sturen

Risicoprofiel en weerstandsvermogen

Projectadministratie

Contractbewaking

Grondexploitaties

Roundtables en workshops

Nieuwe expertise